Stakeholder di proyek adalah segala entitas yang terlibat di proyek. Kedepanya mereka bisa mendukung atau menghambat proyek. Oleh karena itu penting bagi manajer proyek untuk melakukan analsis stakeholder dan membuat rencana treatment masing-masing stakholder. Sebuah pepatah mengatakan “Salah menjamu orang bisa salah jalan rencana kita”

Di buku PMBOK sebenarnya sudah dijelaskan proses2 bagaimana cara membuat stakeholder management plan, metode yang digunakan juga sudah dijelaskan salah satunya power/interest atau power influence matrix. Namun, pada pmbok tidak dijelaskan secara detail bagaimana kita mengklasifikasikanya setiap stakehodler yang kita identifikasi. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah

1. Identifikasi semua stakeholder yang terlibat, INGAT ya semua, bahkan kasarnya perman pun bisa masuk kedalam stakeholder list. Intinya setiap stakholder yang terlibat baik langsung mapupun tidak langsung, baik memiliki pengaruh positif maupun negatif semuanya dimasukin dulu saja dalam stakeholder regsiter
2.  Stakeholder register merupakan kumpulan stakeholder yang ada diproyek namun tidak sebatas contact person biasa (seperti nama, alamat, telepon) tapi jauh dari itu seperti jabatan, pengaruh, interest dia di proyek, impact dia proyek, apa kebiasaan dia, apa prasyarat dia dan lain sebagainya
3. Petakan yang ada di stakholder register dengan Power/interest matrix atau power influence matrix. Kamu bisa gunakan kuesioner dan menentukan skala 1-5 untuk tipe power dan interestnya, semakin besar skalanya berarti semakin tinggi power dan interestnya.
4. Selanjutnya buat treatment masing-masing stakeholder sesuai dengan kuadrannya.

 

Power disini adalah adalah orang yang bisa jadi memiliki jabatan atau menduduki di struktur organisasi tertentu didalam proyek, dia bisa memiliki kekuasaan untuk mensukseskan dan menggagalkan proyek. Interest adalah orang yang memiliki minat pada proyek. Berikut ada contoh suatu proyek dan pemetaan stakeholder berdasarkan power/interest matrix:

1. Power Tinggi/Interest tinggi atau kuadran “Manage Closely” contohnya banyak diduduki oleh bagian C-level, CEO, CFO, owner proyek, proyek sponsor, manajer proyek. Eits jangan salah, preman bisa masuk ke dalam bagian kuadran ini. Bentuk treatment dari kuadran ini bisa beragam tapi intinya kuadran ini diduduki oleh orang VVIP. Kalau dalam konser musik sudah kebayang kan tiket untuk VVIP dan festival, jelas berbeda dan perlakuanya pun berbeda.
2. Power rendah /Interest tinggi atau kuadran “Keep Informed” contohnya banyak diduduki oleh tim proyek. Bagian ini biasanya disebut bagian “kroco bin mumets” (LOL) atau yang mengerjakan proyeknya kalau kata Pak Fuad . Bagian yang sering kena sakit karena stress, migrain, insomnia, tipes wkwkwkwkwk karena pekerjaanya sangat deadline (inget ya definisi proyek itu apa). Apa bentuk treatmentnya, selalu diberi informasi mengenai segala task/aktivitas proyek.
3. Power rendah /Interest rendah atau kuadran “monitor” contohnya adalah office boy. Bentuk treamentnya minimal di sapa, lebih dari itu lebih baik.
4. Power Tinggi/Interest rendah atau kuadran “Keep Satisfied” biasanya diduduki oleh board of director dimana tingkat keterlibatan di proyek tidak terlalu dekat tapi memiliki kekuasaan yang besar terhadap proyek.

Oke sekian dulu penjelasan tentang Power/Interest dalam memetakan setiap stakholder berdasarkan minat dan kekuasaanya di proyek. Kita tidak bisa mengatur stakeholder tapi yang bisa kita atur adalah keterlibatanya. Oh ya dokumen ini bersifat rahasia dan tidak bisa dibagikan ke semua stakholder di proyek. Hanya berada dalam pengawasan Project Manager.