Apa itu proyek? Menurut PMBOK edisi 5, proyek adalah suatu kegiatan atau usaha yang bersifat sementara, temporer untuk menghasilkan output yang unik, bisa berupa produk, jasa ataupun suatu hasil tertentu lainnnya

–Bersifat sementara atau temporer = dia memiliki suatu awalan dan akhiran waktu, kadang kala kita bingung manakala terdapat proyek yang tahunan seperti 4 tahun hingga 10 tahun. Walaupun demikian dia tetap disebut proyek karena terdapat akhirannya

–Output yang unik artinya setiap proyek pasti menghasilkan output yang berbeda karena bisa jadi dihasilkan oleh waktu yang berbeda, resource yang berbeda,metode yang berbeda dan lain sebagainya.

Developer rumah meskipun secara serempak membangun rumah dalam suatu komplek perumahan, pasti menghasilkan output yang berbebda karena tiap rumah berbeda posisinya dan lokasinya, meskipun dibuat oleh orang yang sama.

Mengerjakan Tugas akhir atau skripsi merupakan proyek, setiap mahasiswa menghasilkan output yang berbeda walaupun sama topiknya misalkan Optimasi Layout Pabrik menggunakan Algoritma CRAFT, hasil dari tiap TA pasti berbeda karena layout perusahaan yang berbeda belum lagi tiap iterasi menghasilkan nilai yang berbeda juga.

–Bukan kegiatan berulang, walaupun beberapa aktivitas ada yang berulang namun tetap saja ada akhirannya dan menghasilkan ouput yang berbeda. Misalkan di setiap proyek pasti ada aktivitas rapat, dan perencanaan, walaupun disetiap proyek itu ada tapi tidak menghasilkan output yang sama. Kasus lain adalah jika suatu proyek merupakan kegiatan berulang, maka suatu developer rumah akan membangun rumah dan setelah rumahnya jadi akan diruntuhkan dan kemudian akan dibangun kembali 😀

Kegiatan berulang erat kaitanya dengan kegiatan operasional perusahaan yang tidak ada ujungnya (tidak ada akhir suatu kegiatan) karena suatu perusahaan pasti akan menuju process improvement dan tidak akan berhenti untuk suatu periode tertentu

Contohnya: Seorang Kasir yang men-scan barcode barang belanjaan pelanggan itu disebut dengan kegiatan operasional, lain halnya kasir tersebut melakukan perbaikan sistem barcode karena hal tersebut tidak mungkin dilakukan setiap saat.

contoh lain adalah seorang wanita yang melakukan kegiatan makan dan minum di dalam hidupnya itu merupakan kegiatan yang operasional, sedangkan jika wanita tersebut melakukan diet selama sebulan karena ingin cantik pada acara pernikahannya maka itu disebut dengan proyek.

• Membutuhkan reosurce. Resource bisa dari tenaga kerja, waktu, biaya, mesin, hardware, software dll.

• Memiliki proyek sponsor. Proyek sponsor adalah yang mendanai kegiatan proyek. Proyek sponsor tidak sama dengan klien. Misalkan PT.X membutuhkan suatu aplikasi ERP bagi perusahaanya, dipilihlan PT.Y sebagai vendor yang mengerjakan aplikasi tersebut. Pembiayaan yang terjadi selama proyek berlangsung bisa dari alokasi dana perusahaan PT.Y khususnya yang bersifat operasional seperti biaya cleaning service untuk keberhsihan ruangan kerja yang dipakai sebagai Project Management Office, biaya listrik dan lain sebagainya. Untuk biaya yang berkaitan dengan proyek seperti jasa programmer, analyst, itu menggunakan biaya proyek yang nanti akan dibayarkan oleh klien.

Jika definisi proyek sudah dimengerti, maka manajemen proyek merupakan suatu pengaplikasian pengetahuan, teknik, keterampillan dalam kegaitan proyek agar sesuai dengan tujuan, kriteria keberhasilan proyek.

Beberapa proyek sekarang membutuhkan pengetahuan-pengetahuan lain agar sesuai dengan harapan pemilik proyek. Di dalam PMBOK, pengetahuan tersebut terbagi menjadi 10 bagian yaitu:

1. Project Integration Management,  mengintegrasikan keseluruhan proses atau aktivitas di setiap fase proyek
2. Project Scope Management, mengatur apa saja ruang lingkup proyek, apa saja aktivitas yang harus dikerjakan dan mana yang tidak perlu dikerjakan
3. Project Time Management, bagaimana membuat menjadwalan waktu, mengelola durasi proyek yang ada, mengoptimalkan, mengevaluasi agar proyek sesuai dengan kesepakatan awal
4. Project Cost Management, pengelolaan anggaran, pembuatan anggaran proyek, optimalisasi anggaran, pemantauan kinerja anggaran proyek
5. Project Quality Management, membaut perencanaan agar setiap aktivitas dapat menghasilkan proyek yang sesuai dengan keinginan klien atau end user.
6. Project Human Resource Management, membuat perencanaan sumber daya manusia pada proyek mulai dari spesifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan, seleksi, traning, upgrading, policy dan lain sebagainya
7. Project Communication Management, mengidentifikasi media komunikasi yang dibutuhkan untuk setiap pelaku proyek
8. Project Risk Management, mengidentifikasi resiko setiap aktivitas di proyek, memberikan semacam respon resiko tiap aktivitas dan mengendalikan agar resiko tersebut tidak terjadi
9. Project Procurement Management, mengelola pengadaan material proyek, memantau kinerja supplier material proyek dsb yang berkaitan dengan pengadaan material kecuali pengadaan tenaga kerja/manusia
10. Project Stakeholder Management, mengiedentifikasi pelaku-pelaku yang memiliki peranan di proyek, dan memiliki pengaruh di proyek