Gantt chart merupakan salah satu  teknik untuk menghitung durasi proyek. Penemu dari tekni ini adalah Henry L. Gantt, seorang konsultan manajemen yang ilmunya masih dipakai orang sampai saat ini khususnya untuk penjadwalan proyek, melihat kinerja atau kemajuan proyek.  Kalau mau melihat sejarahnya silakan lihat disini.

Gant chart sama fungsinya dengan jaringan proyek atau network diagram yaitu sama-sama dapat menghitung durasi proyek dan melihat ketergantungan aktivitas satu sama lain (sequence activity dan dependence activity). Hanya saja masih terdapat kelemahanya dibandingkan network diagram yaitu tidak bisa menghitung lintasan kritis dan waktu senggang tiap aktivitas (total float).  Walaupun demikian Gantt Chart memuliki kelebihanjuga seperti mudah untuk dibuat dan komunikatif artinya mudah dipahami atau diintepretasi.

Gantt chart menghubungkan antara aktivitas dan waktu pengerjaannya. Disini bisa juga dilihat aktivitas mana yang harus mulai dulu dan aktivitas mana yang menyusulnya. Gantt Charts dibuat setelah selesai WBS terutama WBS dictionary di mana kita telah membuat activity sequence.

Sebagai contoh diketahui suatu Activity table dengan keterangan sebagai berikut:

Activity	Durasi	Predecessor	resource (man)
A	16	–	2
B	20	–	3
C	30	–	4
D	15	B	2
E	10	B	4
G	3	D	5
H	16	D	4
J	15	A	5
K	12	E,G,J	3

Predecessor merupakan aktivitas pendahulunya sebagai contoh: aktivitas J tidak bisa dimulai sebelum aktivitas A selesai.  Selanjutnya adalah menghitung durasi proyek. Kali ini kita akan mengerjakannya dua sekaligus yaitu dibuat network diagramnya sama Gantt chartnya.

Setelah kita buat network diagramnya dengan menggunakan teknik Activity on Arrow dan merekap setiap ES, LS, EF dan LF. Bulat merupakan simbol dari setiap event untuk aktivitas. Node 1 ke 3 merupakan event dimana terdapat satu aktivitas yaitu B selama 20 hari. Dalam teknik AoA ada banyak rule yang harus dipenuhi salah satunya adalah setiap event hanya boleh ada satu aktivitas dalam satu arrow.

ES = Earliest time start, atau waktu sedini mungkin proyek bisa dimulai

LS = Latest time start, atau waktu selambat-lambatnya  proyek bisa dimulai

EF = Earliest finish start, atau waktu sedini mungkin proyek bisa selesai

LF = Latest finish start, atau waktu selambat-lambatnya proyek bisa selesai

Dari keterangan waktu tersebut kita bisa menghitung Total Float atau waktu tunda aktivitas tanpa mempengaruhi durasi proyek. Total FLoat aktivitas proyek bisa diketahui dengan rumus TF= LF=ES-Durasi normal aktivitas.  Ada juga Free float yaitu waktu tunda aktivitas tanpa mengganggu successor aktivitas setelahnya. Free Float bisa dihitung dengan cara FF= EF-ES-Durasi normal. Contoh Aktivitas B, Total floatnya adalah TF= 20-0-20= 0, dan Free floatya: FF= 20-0-20= 0

Jika total float dan free float sama dengan “0” maka aktivitas tersebut kritis, artinya tidak bisa kita ganggu gugat aktivtasnya, misal aktivitas B membutuhkan waktu 5 hari, jika lebih dari 5 hari maka durasi proyek akan bertambah panjang. Sebaliknya jika kita kurangi aktivitas B menjadi 4 hari, maka durasi proyek akan berkurang.

Hal ini berlaku hanya untuk aktivitas kritis saja atau yang memiliki nilai TF dan FF  sama dengan nol. Metode ini disebut dengan CPM atau critical path method. Jika suatu proyek terlambat, maka bisa dipastikan aktivitas yang kritisnya terganggu sehingga menyebabkan durasi proyek menjadi terlambat. Rekap masing-masing ES,LS,EF dan LF adalah sebagai berikut:

 

Aktivitas B, D,H merupakan aktivitas kritis (TF dan FF= 0)sehingga kita tidak boleh ganggu gugat durasi pengerjaanya. Sebalinya selain aktivitas tersebut fleksibilitas waktunya ada. Contohnya aktivitas C waktu tundanya bisa 21 hari sehingga kita bisa menggeser, memecah (split) aktivitas maximum waktu tundanya (TF). Kecuali untuk waktu kritis tidak bisa kita tunda.

Kita juga bisa membuatnya secara bersamaan Gantt Chartnya karena satu sama lain tidak saling  bergantung. Sumbu X merepresentasikan waktu, sedangkan sumbu Y merepresentasikan aktivitas (task)

 

yang harus diperhatikan dalam membuat Gantt chart adalah sequence activity tiap aktivitas contohnya aktivitas D dan E dimuali setelah aktivitas B.  J dimulai setelah aktivitas  A. Aktivitas K pendahulunya adalah E,G dan J. Namun K baru bisa dimulai setelah aktivtas yang paling lama selesai diantara predesesornya (E,G,J) yaitu aktivitas G sehingga K tidak ditaruh setelah J karena G belum selesai.

Selanjutnya bagaimana cara membuat Resource Hstogram, atau kebutuhan resource tiap periode waktu. Pada Resource histogram kita dapat menentukan berapa resource sebenarnya yang kita butuhkan bukan dari penjumlahan resource tiap aktivitas. Resource histogram berguna dalam teknik resource  leveling dan smoothing yang nanti akan saya bahas cara mengerjakanya. Resource  leveling berguna untuk mengoptimalkan kebutuhan resource tiap periode waktu sehingga meminimalkan kebutuhan reosurce yang melonjak untuk periode yang singkat (overallocated).

Resource histogram dibuat dengan menduplikasi Gantt chart tepat di bawahnya.

Tiap periode dipetakan kebutuhan resourcenya

• periode 0-16 hari, aktivitas yang dikerjakan adalah B, A, C. Resource pada aktivitas B,A,C di jumlahkan (3+2+4)sehingga didapatkan kebutuhan resource sebanyak 9 orang. (Resource bisa beragam, seperti mesin, alat atau cost)
• periode 16-20 hari, aktivitas yang dikerjakan adalah B, C, J. Resource pada aktivitas B,C,J (3+4+5)di jumlahkan sehingga didapatkan kebutuhan resource sebanyak 12 orang. dan seterusya dipetakan kebutuhan resourcenya.

Saya memilih membagi-bagi lagi tiap historgam dengan warna yang berbeda untuk aktivitas kritis dan non kritis. Hal ini dikarenakan dapat memudahkan kita dalam menggeser kembali aktivitas sejauh waktu tunda yang dimiliki sehingga kita dapat mengoptimalkan resource histogram yang ada.

Dari Proyek ini kebutuhan resource sebanyak 15 orang, dengan penjadwalan  yang berbeda untuk masing-masing periode. Dengan demikian dapat menjadi pertimbangan, apakah manajemen mau memperkerjakan diawal, artinya diawal periode direkrut langsung 15 orang dengan konsekuensi ada yang mengaggur atau tiap periode yang dibutuhkan. Keputusan harus dianalisis dengan memasukan faktor biaya.

Sekian tutorial membuat gantt chart dan resoruce historgram. Pada kenyataanya, kedua hal ini mudah dikerjakan karena bantuan software. Namun lebih baik kita mengetahui bagaimana mereka dibuat juga secara manual hehee..