Dari sebuah penelitian yang dilakukan Harrington dan Nellis (2006), 90% proyek ERPmengalami kemunduran jadwal atau telat. Berbagai macam penyebab diinvestigasi salah satunya yang dikemukakan oleh Nicholas dan Steyn (2013) yang mengungkapkan bahwa penyebab proyek telat adalah sebagai berikut:
A. Kesalahan dalam mengestimasi waktu dan biaya.
Dalam konsep PERT, terdapat 3 waktu yang terjadi dalam sebuah proyek, yaitu optimis, pesimis dan most likely. Waktu pesismis adalah waktu selambat-lambatnya suatu kegiatan di proyek dapat selesai dan masih diterima oleh klien. Waktu pesimis lebih longgar karena kelonggaran tersebut dapat diisi dengan rework, training, jika memerlukan. Waktu optimis adalah sebaik-baiknya suatu proyek dapat selesai dalam kondisi prima baik dari segi tenaga, kemampuan atau keterampilan, dan metode pengerjaan. Most likely adalah waktu yang berlaku secara umum digunakan oleh orang namun wkatu ini sedikit lebih longgar dibandingkan dengan waktu optimis.
Kebanyakan project manager kurang hati-hati dalam mengestimasi waktu. Dia menggunakan waktu most likely bahkan optimis dalam aktivitasnya padahal kenyataanya bisa jadi terjadi deviasi sehingga pentingnya untuk mengecek ulang tiap aktivitas dalam proyek, mana saja yang perlu diberikan kelonggaran waktu dan mana yang tidak perlu.
Jika hal ini dilakukan pada fase tendering, maka bisa jadi menjadi bumerang karena saat implementasi poyek, ternyata waktunya melesat dari perkiraan. Memang sudah umum jika pada fase tender, pelaku proyek berlomba-lomba memberikan penawaran yang rendah, sehingga diberikanlah waktu optimis pada setiap aktivitas proyek agar dapat memotong biaya proyek. Namun hal ini seharusnya kembali di negosiasi atau diinvestigasi apakah penawaran rendah harus selalu mengorbankan waktu atau tidak.
B. Menunda-nunda pekerjaan
Sudah alamiah bahwa manusia memiliki sifat menunda-nunda. Di dalam proyek sebaiknya sifat ini dihilangkan karena tidak memberikan value bagi proyek. Walaupun sebuah aktivitas memiliki kelonggaran waktu, namun jika mampu dikerjakan lebih cepat karena tidak memiliki kendala yang berarti maka seharunya bisa dikerjakan lebih cepat. Pekerjaan yang dilakukan lebih cepat dapat mempercepat aktivitas setelahnya sehingga dapat mencuri start kegiatan. Hal ini akan memberikan keuntungan besar yaitu durasi proyek bisa jadi lebih singkat
C. Multitask contractor or vendor
Ada kalanya kita mengalami keterbatasan kemampuan dalam melaksanakan proyek sehingga kita melimpahkan sebagian atau bahkan seluruhnya kepada pihak ketiga dalam hal ini kontraktor atau vendor. Namun kita harus jeli dalam memilih kontraktor /vendor. Pada umumnya kontraktor / vendor yang menerima pengerjaan proyek yang banyak akan mengalami kesulitan untuk fokus sehingga pekerjaan menjadi telat. Jika diri kita sebagai vendor, tentu penawaran proyek sangatlah menarik karena akan menambah keuntungan secara finansial. Namun jika tawaran itu banyak dan kita menerimanya, maka kita akan kesulitan untuk fokus dalam mengerjakan proyek sehingga efeknya ada beberapa proyek yang sengaja di nomor duakan berdasarkan nilai kontraknya atau pertimbangan tertentu.
Best practicenya adalah, evaluasi diri, apakah dengan menerima tawaran tersebut kita memiliki resource yang memadai? baik dari segi waktu, orang, biaya dan metode? Bagaimana efeknya bagi perusahaan atau diri kita jika telat untuk masing-masing proyek? Dengan evaluasi ini kita akan menjadi bijak dalam menerima proyek karena kurang fokus akan menyebabkan kegagalan proyek bahkan tidak akan memberikan hasil yang maksimal contohnya telat.
D. Sikap Manusia
Dalam proyek kita akan bertemu dengan sejumlah orang dengan karakteristik sikap, tabiat yang berbeda satu sama lain. Disini pentingnya seorang project manager untuk mengelola anak buahnya yang ada. Di dalam PMBOK, karakteristik project manager dapat menentukan keberhasilan proyek contohnya adalah pemimpin yang karismatik, antara yang diucapkan sama dengan yang dia lakukan atau perbuat. Anak buah cenderung akan melihat sikap pemimpinya. Jika satu saja dia melihat kesalahan pemimpinya, anak buah cenderung akan bersikap tidak hormat. Jika hal ini terjadi maka aktivitas proyek akan terganggu, karena bisa jadi dia tidak peduli dengan apa yang harus dikerjakannya. Sebaiknya project manager mengerti akan konsep teori motivasi MASLOW karena jika hal ini dipahami maka anak buah akan bekerja sebaik mungkin tanpa perlu diawasi secara terus menerus.
Referensi:
Nicholas, J.M dan Steyn, H. 2013.Project management for engineering, business and technology 4th ed. Swales & Willis Ltd, Exeter, Devon
Harrington, H.J dan McNellis, T. 2006. Project Management Ecxellece: The Art of Excelling n Projet Management.